Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại Sở KH&CN
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 đã được áp dụng tại Sở Khoa học và công nghệ (KH&CN) trong 2 năm (2005-2006). Quá trình tổ chức triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại Văn phòng Sở KH&CN và Chi cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng (TĐC) chia thành 4 giai đoạn và kéo dài trong 12 tháng.
Sở KH&CN đón nhận chứng chỉ ISO 9001-2000
Giai đoạn một là tạo ra sự cam kết và đồng thuận tham gia của lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ công chức của Sở, cũng như được sự đồng tình ủng hộ của lãnh đạo UBND tỉnh. Để tạo sự đồng thuận Sở cùng Trung tâm 3 tổ chức 2 lớp đào tạo cho toàn thể cán bộ công chức của Sở, tại đó các chuyên gia tư vấn đã vận dụng những kiến thức và kinh nghiệm thực tế diễn giải tư duy Quản lý chất lượng cũng như hệ thống Quản lý chất lượng bằng những ngôn ngữ rất đời thường, dễ hiểu gắn trực tiếp vào hoạt động của một tổ chức quản lý Nhà nước.
Giai đoạn hai là đánh giá tình hình, phương pháp quản lý thực tế tại Sở. Tất cả các hoạt động đều được nghiên cứu, xem xét, phân tích, căn cứ vào kết quả đánh giá chuyên gia tư vấn đề xuất phương pháp, kế hoạch hành động để cải tiến hoạt động quản lý Nhà nước tại Sở và phải đáp ứng được mục tiêu cơ bản của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 là xây dựng bộ máy quản lý hành chính Nhà nước tại Sở có năng lực, hiệu lực và hiệu quả.
Giai đoạn ba là xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: Việc nghiên cứu, hiểu rõ và văn bản hoá các quá trình hoạt động của Sở diễn ra trong vòng 5 tháng. Sau nhiều lần xem xét, bàn bạc và sữa đổi Sở đã xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng gồm: 01 sổ tay chất lựong, 44 thủ tục và 03 hướng dẩn triển khai công việc và trên 100 biểu mẫu.
Giai đoạn bốn là áp dụng, đánh giá và hiệu chỉnh: Giai đoạn này gồm triển khai áp dụng thử Hệ thống quản lý chất lượng đã xây dựng, thực hành đánh giá nôi bộ (độc lập và kiểm tra chéo giữa các phòng) xem các văn bản viết ra đã phù hợp với thực tế hoạt động hay chưa, dựa vào đó có thể cải tiến các văn bản đã viết ra cũng như thực tế điều hành tại Sở, sau đó hệ thống được đưa vào hoạt động chính thức và duy trì.
Sở đã nghiêm túc triển khai và duy trì hệ thống này, sau gần 6 tháng áp dụng chính thức nhận thấy hệ thống quản lý chất lượng của mình đã tương đối hoàn chỉnh, Sở đã tiến hành mời Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Quacert đến đánh giá chính thức ngày 05/12/2005 với kết quả là Sở được chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và đến ngày 06/01/2006 được Trung tâm Phù Hợp Tiêu Chuẩn Quacert chính thực cấp giấy chứng nhận. Đây là đơn vị đầu tiên của Tỉnh và là đơn vị thứ 5 của ngành KH&CN cả nước được chứng nhận.
Kết quả nhận xét đánh giá: Hệ thống quản lý chất lượng tại Sở đã được văn bản hóa, Sở cũng đã đưa ra chính sách chất lượng của mình là: “Kỹ cương, trách nhiệm, năng động, sáng tạo, chất lượng và hiệu quả” song song đó từng năm Sở cũng đã đưa ra mục tiêu chất luợng để phấn đấu hoàn thành mà trước đây hầu như không có.
Hệ thống quản lý chất lượng đã được xây dựng, mô tả các quá trình và trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân liên quan. Hệ thống gồm: 01 sổ tay chất lượng, 44 thủ tục, 03 hướng dẫn và trên 100 biểu mẫu.
Phương pháp kiểm soát hồ sơ đã được xây dựng và thực hiện, giúp công việc động nhanh hơn, hiệu quả hơn tuy nhiên cũng cần phải hoàn thiện. Trong khi trước đây việc quản lý hồ sơ hầu như là trách nhiệm của cá nhân và không tuân theo 1 nguyên tắc thống nhất nào cả.
Làm thay đổi nhận thức: cán bộ công chức của Sở hiểu và chấp nhận khái niệm khách hàng của một cơ quan quản lý Nhà nước mà trước đây khái niệm về khách hàng hầu như không có.
Rõ ràng và trách nhiệm trong từng công việc cũng như trong quá trình hoạt động: trách nhiệm quyền hạn được mô tả xác định rõ ràng từng chức danh công chức, đây là cơ sở giúp ổn định tổ chức, đặc biệt khi có biến động về nhân sự; Các quá trình hoạt động được mô tả rõ ràng, minh bạch hơn, mối quan hệ giữa các đơn vị đầu vào, đầu ra của từng đơn vị được định nghĩa rõ ràng, trước đây các quá trình hoạt động chưa được phân tích và văn bản hóa do vậy chưa được hiểu chính xác, đúng đắn, rộng rãi trong toàn bộ Sở.
Việc uỷ quyền được thực hiện dễ dàng hơn do các quá trình thực hiện công việc, trách nhiệm của từng vị trí đã được xác định rõ ràng; Hiểu biết về công việc, kỹ năng thực hiện, giải quyết vấn đề đã được cải thiện, cán bộ công chức không những hiểu rõ công việc nhiệm vụ của mình mà còn biết các công việc của các phòng ban khác, đây là cơ sở để thực hiện công tác luân chuyển cán bộ giữa các đơn vị.
Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ có thể thực hiện dễ dàng dựa vào các quy định cũng như kết quả thực hiện công việc của các phòng được xác định thông qua đánh giá chất lượng nội bộ, Ban lãnh đạo có cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân cũng như các phòng, ban trong Sở.
Cải tiến chất lượng hoạt động dịch vụ công: chất lượng công việc đã được cải tiến đáng kể đặc biệt các phòng chuyên môn nghiệp vụ điều có quy trình thực hiện từng công việc nhanh hiệu quả; Tăng cường sự minh bạch, rõ ràng trong các hoạt động của cơ quan quản lý Nhà nước: hệ thống quản lý rõ ràng sẽ giúp minh bạch hơn trong các hoạt động của công tác quản lý, giảm khả năng gây nhũng nhiễu, phiền hà.
Các cơ quan ban ngành tổ chức cá nhân liên quan có thể tiếp nhận dễ dàng, phải biết làm gì khi cần giao dịch, phải làm gì để phù hợp với nguyên tắc quy định tại Sở như: quy định về tiếp nhận hồ sơ đăng ký sở hữu công nghiệp, đăng ký thẩm định cấp phép an toàn bưc xạ…mà trước đây thì sự rõ ràng và minh bạch là vấn đề rất hay bị khiếu nại với rất nhiều cơ quản lý Nhà nước.
Bài học chủ yếu sau 2 năm triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 là sự đồng tình, ủng hộ của UBND Tỉnh, cam kết của lãnh đạo Sở là yếu tố quan trọng hàng đầu nhưng như thế chưa đủ mà đòi hỏi mọi cán bộ công chức phải có ý thức trách nhiệm trong vấn đề vận hành duy trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng thì cơ chế mới đảm bảo hoạt động tốt. Mục tiêu không chỉ là mô hình mà là những nội dung áp dụng để nhằm cải tiến hệ thống, phương pháp quản lý từ đó dẫn đến việc cải tiến được hoạt động của đơn vị.
