Tình hình thực hiện áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại UBND phường 2 - Thị xã Bến Tre
Để góp phần nâng cao dịch vụ công và thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo chủ trương của Chính phủ nhằm phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu hội nhập, giúp cán bộ công chức nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm, trình độ và hiệu quả quản lý; tạo phong cách làm việc khoa học. Ủy ban nhân dân (UBND) phường 2 xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước và được Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn (Quacert), tiến hành đánh giá HTQLCL của UBND Phường 2 phù hợp với các yêu cầu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào tháng 11 năm 2006.
1. Quá trình hình thành triển khai thực hiện HTQLCL:
UBND phường 2 là 1 trong 15 xã phường của UBND Thị xã đưa vào thí điểm áp dụng HTQLCL. Tổng số cán bộ, công chức phường có 12 người, trong đó công chức nhà nước là 7, số người có trình độ đại học là 1, còn lại là trình độ trung cấp. Với dân số là 2.825 người, thành phần chủ yếu là thương mại, kinh doanh dịch vụ. Để thực hiện tốt và có hiệu quả nguyên tắc của cải cách hành chính, Lãnh đạo UBND Phường 2 quyết định xây dựng HTQLCL độc lập (trước đây áp dụng chung HTQLCL với UBND Thị Xã) qua đó các thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật; thực hiện công khai các thủ tục, chi phí, lệ phí và thời gian giải quyết công việc của tổ chức, công dân góp phần vào việc giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân đồng thời góp phần vào việc phát triển kinh tế xã hội của Phường.
2. Những kết quả đạt được như sau:
- Nguyên tắc quản lý chất lượng của Phường 2 là đặt dưới sự lãnh đạo thống nhất, đồng bộ về mục đích và đường lối đồng thời phải được sự đồng thuận, tham gia đông đủ, tự nguyện của nhiều người vì lợi ích chung của tổ chức và của chính mình, lấy tiêu chí phục vụ làm tiêu chí mọi hoạt động. UBND Phường 2 đề ra Chính sách chất lượng “Nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và đúng pháp luật”.
- Xây dựng 8 quy trình tác nghiệp và nhiều biểu hướng dẫn công việc theo đúng quy định của pháp luật, được triển khai trong tất cả cán bộ công chức và đưa vào áp dụng thuộc các lĩnh vực tiếp nhận và hoàn trả giấy phép xây dựng nhà ở, cấp giấy chứng nhận kết hôn .
- Hàng năm UBND phường 2 xây dựng mục tiêu chất lượng đảm bảo phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội và với định hướng chiến lược của phường để ngày càng đáp ứng yêu cầu thỏa mãn yêu cầu mong đợi của khách hàng và đúng quy định của pháp luật.
- Xác định rõ hơn trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của từng thành viên trong đơn vị từ lãnh đạo đến cán bộ công chức; thông qua việc mô tả chức danh công việc của từng cá nhân, từ đó nâng cao trách nhiệm, tác phong làm việc cán bộ công chức góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết công việc.
- Thực hiện quản lý, kiểm soát các quá trình công việc tốt hơn. Giải quyết các văn bản chính xác, kịp thời, đúng pháp luật góp phần vào thực hiện thành công chính sách chất lượng của Phường đề ra.
- Từ kết quả đánh giá nội bộ, thăm dò ý kiến của khách hàng (kể cả khách hàng nội bộ) và các nguồn thông tin thu thập khác được Lãnh đạo UBND phường 2 họp xem xét, đánh giá phân tích để đưa ra chỉ đạo kịp thời nhằm cải tiến HTQLCL ngày càng tốt hơn.
- Định kỳ 6tháng/lần UBND Phường 2 được Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn đánh giá giám sát HTQLCL phù hợp với các yêu cầu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
3. Những thuận lợi, khó khăn:
3.1 Thuận lợi:
- Sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của lãnh đạo UBND Thị Xã đối với đơn vị xây dựng mô hình điểm.
- Sự cam kết và quyết tâm của Lãnh đạo UBND phường 2 đặc biệt là sự đồng thuận và nỗ lực cao của toàn thể cán bộ, công chức đã đem lại sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng.
- Việc thu thập ý kiến của khách hàng (tổ chức/công dân) để từng bước cải tiến theo hướng ngày càng thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng bằng chính kết quả giải quyết công việc của Phường.
3.2 Khó khăn
- Đây là công việc khá mới đối với một số cán bộ công chức, chưa quen với hệ thống quản lý chất lượng, mức thấu hiểu chưa cao, chưa quen theo phong cách thực hiện giải quyết công việc theo các quy trình/ thủ tục quy định.
- Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO tạo nhiều áp lực trong thực hiện nhất là đơn vị xã, phường còn khối lượng công việc lớn.
- Thiếu việc đào tạo nâng cao nhận thức về HTQLCL (chỉ có 7 người được đào tạo từ năm 2006), và đào tạo đội ngũ đánh giá nội bộ (chỉ có 1 người được đào tạo) nên việc duy trì cải tiến hệ thống gặp rất nhiều khó khăn.
- Hệ thống pháp luật thay đổi liên tục và không đồng bộ do đó các thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu (nhất là lĩnh vực xây dựng nhà ở) gây không ít khó khăn trong quá trình thực hiện.
- Đầu tư nguồn lực cho việc xây dựng và áp dụng hệ thống còn hạn chế, cơ sở vật chất như máy vi tính, văn phòng phẩm,…, việc xây dựng hệ thống tài liệu, thực hiện đánh giá giám sát định kỳ HTQLCL,… nên việc triển khai thực hiện còn gặp nhiều khó khăn làm ảnh hưởng đến lợi ích và hiệu quả của hệ thống.
Thời gian qua, việc áp dụng HTQLCL của UBND phường 2 thực hiện khá tốt, các quy trình, thủ tục theo hướng rõ ràng, minh bạch đúng thời gian theo quy định của pháp luật, đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân, thể hiện trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước. Nâng cao năng lực của cán bộ lãnh đạo và thể hiện tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức, đổi mới phương thức điều hành trong đơn vị góp phần nâng cao hiệu quả quản lý điều hành công việc (qua các báo cáo định kỳ, phiếu thăm dò ý kiến khách hàng …cán bộ lãnh đạo nắm được các công việc của các bộ phận), thực hiện nền hành chính có kỷ luật chặt chẽ trong bộ máy, không ngừng cải tiến thủ tục hành chính đúng theo yêu cầu pháp luật, cung cấp các dịch công, đáp ứng thỏa mãn nhu cầu của người dân. Tuy nhiên do mới vận hành áp dụng HTQLCL, thời gian tương đối ngắn nên hiệu quả mang lại chưa cao, do thay đổi một số thói quen làm việc nên tạo ra áp lực lớn cho cán bộ chuyên môn cũng như một số khó khăn nhất định trong thực hiện nhiệm vụ quản lý.
4. Kiến nghị:
- Đề nghị sự quan tâm của các cấp Lãnh đạo sở ngành đối với các đơn vị tham gia thực hiện áp dụng HTQLCL, đặc biệt là đối với những đơn vị phường, xã.
- Đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ mở các lớp đào tạo nhận thức, đánh giá nội bộ về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 để thực hiện duy trì và cải tiến hệ thống.
- Lãnh đạo cấp trên hỗ trợ phần kinh phí trang bị cơ sở vật chất, văn phòng phẩm,…. phục vụ cho quá trình tác nghiệp có hiệu quả đáp ứng yêu cầu của người dân.
- Kinh phí thực hiện và duy trì HTQLCL đề nghị có hướng dẫn cụ thể và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Phan Thanh Lâm
Chủ tịch UBND phưòng 2-Thị xã Bến Tre
