Vai trò của Đại diện lãnh đạo trong việc điều hành, áp dụng và cải tiến HTQLCL ISO 9001:2000 tại Sở Kế họach và Đầu tư
1. Tình hình triển khai thực hiện dự án áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 trong công tác quản lý hành chính tại Sở Kế hoạch và Đầu tư:
Sở Kế hoạch và Đầu tư hiện có 07 phòng chức năng và 01 đơn vị trực thuộc là Trung tâm xúc tiến đầu tư với 42 công chức và viên chức (CC-VC). Lãnh đạo Sở và toàn thể CC-VC đặt quyết tâm rất cao trong công tác cải cách hành chính để nâng cao năng suất làm việc, nâng cao chất lượng công tác quản lý hành chính nhà nước. Việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) ISO 9001:2000 trong công tác quản lý hành chính tại Sở Kế hoạch và Đầu tư cũng được đặc biệt quan tâm.
Thực hiện Quyết định số 1794/QĐ-UB ngày 14 tháng 5 năm 2004 của UBND tỉnh về việc cho phép triển khai thực hiện dự án “Áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước”. Sở Kế họach và Đầu tư là một trong 4 cơ quan (Văn phòng UBND tỉnh, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Khoa học và Công nghệ) được UBND tỉnh Bến Tre cho phép thực hiện thí điểm dự án. Bắt đầu triển khai xây dựng từ tháng 9 năm 2004, do Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 (thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ) làm tư vấn.
Qua hơn 01 năm triển khai xây dựng và vận hành thử nghiệm tương đối hoàn chỉnh, đến tháng 12 năm 2005, Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn - QUACERT (thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng - Bộ KH&CN) tổ chức đoàn chuyên gia đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO tại Sở. Qua kết quả của Đoàn đánh giá, tháng 2 năm 2006 Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn - QUACERT đã cấp giấy chứng nhận phù hợp.
Từ khi áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 đến nay, Sở Kế hoạch và Đầu tư đã đạt được những kết quả khả quan:
- Quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã góp phần nâng cao năng lực, kỹ năng và sự sáng tạo của đội ngũ cán bộ, công chức nhằm đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu, nhiệm vụ được giao. Thể hiện thái độ đúng mực trong giao tiếp trao đổi công tác; đặc biệt là thái độ sẵn sàng tiếp nhận, giải quyết các hồ sơ, sự việc thuộc thẩm quyền; đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý hành chính và hài lòng đối với khách hàng, thể hiện qua kết quả lấy ý liến thăm dò, có 100% các tổ chức, cá nhân đến quan hệ công tác được lấy ý kiến cảm thấy hài lòng về thái độ phục vụ cũng như chất lượng giải quyết công việc của đội ngũ CC-VC tại Sở.
- Các quy trình giải quyết công việc được cụ thể hoá một cách đơn giản, rõ ràng, thống nhất, công khai và đúng luật pháp, tạo điều kiện cho mọi khách hàng dễ dàng tiếp cận với các thủ tục cần thiết; đồng thời giúp cho Ban Giám đốc theo dõi và kiểm soát hệ thống công việc cấp dưới một cách nhanh chóng và chính xác.
- Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu từng bước đi vào nề nếp, tạo điều kiện trong việc tìm kiếm nhanh chóng và chính xác.
- Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 góp phần xây dựng lề lối làm việc theo phong cách chuyên nghiệp trong đội ngũ CC-VC cơ quan. Quy trình giải quyết các công việc có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, do đó đòi hỏi mỗi CC-VC phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm và phối hợp đồng bộ để tránh bị động chung.
Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện dự án cũng đã gặp phải một số khó khăn, vướng mắc:
- Quá trình triển khai áp dụng còn một số ít cán bộ do quen với nề nếp làm việc cũ, chưa thấy được hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL ISO vào công việc chuyên môn nên chưa tích cực tham gia.
- Tỉnh chỉ mới cấp kinh phí cho việc hợp đồng với tổ chức tư vấn triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO và đánh giá chứng nhận lần đầu, trong khi theo Quyết định số 17/2006/QĐ-BKHCN, ngày 12 tháng 9 năm 2006 của Bộ Khoa học và Công nghệ, định kỳ 6 tháng phải tổ chức đánh giá giám sát một lần. Kinh phí chi trả cho tổ chuyên gia là khá lớn (khoảng 04 triệu đồng/lần) đây là khoảng kinh phí khá lớn đối với cơ quan quản lý hành chính nhà nước hoạt động theo nguồn kinh phí khoán.
- Là cơ quan tham mưu tổng hợp cho Tỉnh ủy, HĐND và UBND tỉnh nên quy trình giải quyết công việc của Sở đòi hỏi có sự phối đồng bộ của các Sở ban ngành liên quan khác. Hiện nay, UBND tỉnh mới triển khai thực hiện thí điểm ở một số cơ quan nên quá trình giải quyết công việc theo các quy trình chuẩn ban hành gặp không ít khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả phục vụ.
- Là một trong những đơn vị được chọn làm thí điểm nên nhiều lúc còn lúng túng chưa hình dung hết các công việc, nhiều tài liệu ban hành còn mang tính hình thức, chưa sát với thực tế công việc nên phải chỉnh sửa, bổ sung, thậm chí bãi bỏ, phải ban hành mới nhiều lần.
2. Đại diện Lãnh đạo - một yếu tố quan trọng trong việc điều hành, áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tại Sở Kế hoạch và Đầu tư:
Đại diện lãnh đạo: theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đã quy định Đại diện lãnh đạo là một thành viên Ban Giám đốc có trách nhiệm và quyền hạn đảm bảo các quá trình cần thiết cả hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì. Đại diện lãnh đạo có vai trò rất quan trọng, được Ban Giám đốc chỉ định chịu trách nhiệm về các vấn đề thuộc hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan.
Để thiết lập những quá trình cần thiết đối với Sở Kế hoạch và Đầu tư nhằm đảm bảo việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 có hiệu quả cao, đòi hỏi người Đại diện lãnh đạo phải là người hiểu rõ về mục tiêu, định hướng, các nguyên tắc quản lý chất lượng và các hoạt động của Sở một cách đầy đủ và chi tiết. Đồng thời, việc thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng cũng rất khó khăn. Do vậy, cần phải có được một hệ thống phù hợp, thích ứng với các yêu cầu và mục tiêu, điều kiện thực hiện. Đại diện lãnh đạo phải có khả năng huy động được sự tham gia của tất cả các CC-VC của Sở.
Do đó, Đại diện lãnh đạo phải là người nắm được các phương pháp và kỹ năng huy động con người. Hướng mọi người phát huy khả năng của mình, đóng góp những ý tưởng, phương hướng cải tiến hệ thống để mang lại hiệu quả quản lý cao nhất. Từ đó giúp cho CC-VC hiểu rõ tầm quan trọng của việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 và thấy được vai trò, sự cần thiết đóng góp của từng CC-VC vào trong hệ thống đó. Có như vậy, tất cả CC-VC mới hiểu và tham gia tích cực vào hệ thống.
Tổ đánh giá nội bộ bao gồm đại diện của tất cả các phòng và đơn vị thuộc Sở, qua đó tạo điều kiện tự học tập kinh nghiệm lẫn nhau. Ngoài ra, đứng đầu Tổ đánh giá nội bộ sẽ do Đại diện lãnh đạo đảm nhiệm, với vai trò của mình người Đại diện lãnh đạo sẽ kịp thời có những chỉ đạo tháo gỡ những vướng mắc phát sinh, đưa ra các phương hướng cải tiến hệ thống ngày càng hoàn thiện.
Đại diện lãnh đạo là người đề xuất và luôn tiên phong trong các hoạt động cải tiến, tạo môi trường cho tất cả CC-VC tham gia tích cực vào việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tại Sở.
Đại diện lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng trong việc góp phần thiết lập các mục tiêu và chiến lược của cơ quan, là người quyết định sự thành công của việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 vào công tác quản lý hành chính. Với yêu cầu báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và về mọi nhu cầu cải tiến, Đại diện lãnh đạo phải có được những thông tin chính xác nhất, đánh giá chính xác về hiệu quả hoạt động của cơ quan. Do đó, trong suốt quá trình áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 luôn đòi hỏi có sự tham gia xuyên suốt của Đại diện lãnh đạo để từ đó có hướng giải quyết kịp thời các khó khăn, vướng mắc cũng như đưa ra các hướng cải tiến hệ thống.
Việc triển khai áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 trong công tác quản lý rất khó khăn vì cần phải cải cách để thay đổi cách làm việc cũ, lạc hậu không còn phù hợp, đồng thời luôn cải tiến hơn nữa để bắt kịp với những thay đổi về chủ trương, chính sách mới. Do đó, Đại diện lãnh đạo phải lựa chọn các giải pháp tối ưu dựa vào các nguyên tắc để đạt được kết quả tốt nhất trong quá trình áp dụng thực hiện HTQLCL ISO 9001:2000.
Tóm lại, vai trò của Đại diện lãnh đạo trong việc điều hành, áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý tại Sở Kế hoạch và Đầu tư là rất quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 vào công tác quản lý hành chính nhà nước tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
3. Những kinh nghiệm thực tiễn:
Bất kỳ cấp nào, ngành nào, nếu muốn triển khai áp dụng thành công HTQLCL ISO 9001:2000 trong công tác quản lý hành chính cần có sự quyết tâm cao và tham gia chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo cơ quan và trong quá trình đó Đại diện lãnh đạo đóng vai trò rất lớn.
Đại diện lãnh đạo phải luôn tham gia vào quá trình triển khai thực hiện, cũng như tham gia vào quá trình áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 vào công tác quản lý để nắm rõ các vướng mắc, khó khăn cũng như đưa ra các biện pháp cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
4. Một số kiến nghị:
- Đề nghị UBND tỉnh mở rộng triển khai thực hiện đề án cho tất cả các Sở, ban ngành và UBND các huyện thị, nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác cải cách hành chính của tỉnh nói chung và để tạo điều kiện trong công tác phối hợp giải quyết công việc giữa các đơn vị trong hệ thống cơ quan quản lý hành chính nhà nước được nhanh chóng và thuận lợi hơn.
- Trong nguồn kinh phí khoán hàng năm, đề nghị UBND tỉnh bổ sung thêm phần kinh phí phục vụ đánh giá giám sát HTQLCL ISO, nhằm tạo điều kiện cho các cơ quan trong việc thực hiện đề án.
- Đề nghị trên trang Website của tỉnh nên có mục thông tin về tình hình triển khai thực hiện đề án “Áp dụng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Bến Tre giai đoạn 2006-2010”, trong đó liệt kê những đơn vị đã áp dụng quy trình quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO để các cơ quan biết trao đổi, học tập kinh nghiệm lẫn nhau.
- Đề nghị Sở Tài chính phối hợp với Sở Khoa học Công nghệ xây dựng, hướng dẫn cụ thể về chế độ chi tiêu tài chính trong việc triển khai xây dựng, thực hiện, đánh giá, cấp giấy chứng nhận, duy trì và giám sát hệ thống quản lý chất lượng, theo Điều 11, Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ.
- Để tạo động lực và nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cán bộ trong tổ đánh giá nội bộ hoạt động có hiệu quả, đề nghị Sở Tài chính phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ có hướng dẫn về thực hiện chế độ bồi dưỡng, phụ cấp cho các các cán bộ tham gia tổ đánh giá nội bộ, theo nội dung Thông tư số 111/2006/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2006 của Bộ tài chính.
Trần Công Danh
Phó Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư
