Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ
Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ (KH&CN) được áp dụng đối với 07 nhóm hồ sơ, tài liệu sau:
Nhóm 1. Hồ sơ, tài liệu quản lý KH&CN;
Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu quản lý các nhiệm vụ KH&CN;
Nhóm 3. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học;
Nhóm 4. Hồ sơ, tài liệu phát triển công nghệ;
Nhóm 5. Hồ sơ, tài liệu sở hữu trí tuệ;
Nhóm 6. Hồ sơ, tài liệu tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng;
Nhóm 7: Hồ sơ, tài liệu an toàn bức xạ, hạt nhân và năng lượng nguyên tử.
Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để bảo quản lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành KH&CN được quy định hai mức:
Bảo quản vĩnh viễn: những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Bảo quản có thời hạn (từ 05 năm đến 70 năm): những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được xác định theo số năm cụ thể và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy.
Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định thời hạn bảo quản thì cơ quan, đơn vị có thể vận dụng mức thời hạn bảo quản của 07 nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng và các quy định của pháp luật về lưu trữ để xác định.
Các đơn vị trực thuộc Bộ KH&CN; cơ quan quản lý nhà nước về KH&CN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực KH&CN, lưu trữ hồ sơ, tài liệu KH&CN tại các bộ, ngành, địa phương và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan sẽ áp dụng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành KH&CN kể từ ngày 03/02/2020.
Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được sử dụng làm căn cứ để xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành KH&CN của cơ quan. Khi xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu sau:
Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn thời hạn bảo quản được quy định;
Khi tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu lên cao hơn so với mức quy định;
Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành lập Danh mục trình Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.
Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ
