Kết quả và kinh nghiệm áp dụng TCVN ISO 9001:2000 tại Bến Tre
Năm 2005, tỉnh Bến Tre bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong quản lý hành chính Nhà nước. Đến nay đã có 15 đơn vị sở, ngành và huyện thị xây dựng và áp dụng HTQLCL, đặc biệt đã có 13 đơn vị là xã phường nhân rộng mô hình xây dựng và áp dụng HTQLCL. Với 93 phòng, ban áp dụng hệ thống, khoản 578 quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc được xây dựng và áp dụng phục vụ cho công tác quản lý và điều hành tác nghiệp tại các đơn vị.
Hội thảo về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong quản lý hành chính Nhà nước tại Bến Tre
Về đào tạo nhận thức HTQLCL có 399 người tham gia và 204 người được đào tạo đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 qua đó nâng cao nhận thức của công chức, viên chức từ cán bộ lãnh đạo đến chuyên viên thực hiện hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, góp phần chuyển từ tư duy “quản lý” sang tư duy “phục vụ” nhằm hỗ trợ và thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội của tỉnh.
Hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quả lý chất lượng:
- Sự cam kết của lãnh đạo cao nhất trong việc quản lý chất lượng đặt dưới sự lãnh đạo thống nhất, đồng bộ về mục đích, đường lối và môi trường nội bộ trong tổ chức nhằm đáp ứng ngày càng cao sự thỏa mãn các yêu cầu, sự mong đợi của khách hàng.
- Giúp xác định rõ hơn trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của từng thành viên trong đơn vị từ lãnh đạo đến các chuyên viên; ranh giới trách nhiệm và mối quan hệ các phòng ban trong đơn vị (kể cả các bên liên quan ngoài đơn vị) đều được xác định rõ trong tổ chức, mô tả chức danh công việc của từng cá nhân, từ đó nâng cao trách nhiệm, tác phong làm việc cán bộ công chức góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết công việc.
- Qua đó góp phần tích cực thực hiện cải cách thủ tục hành chính, quản lý, kiểm soát các quá trình công việc tốt hơn. Giải quyết các văn bản chính xác, kịp thời, công khai minh bạch, gọn nhẹ, rõ ràng, Cải tiến chất lượng phục vụ nhân dân, bảo đảm chất lượng đầu vào, đầu ra ổn định theo hướng nhanh gọn đúng pháp luật, góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước và thực hiện thành công Quyết định 136/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 và Quyết định 181/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.
Tuy nhiên còn một số hạn chế:
- Một bộ phận cán bộ lãnh đạo chủ chốt và công chức viên chức của một số đơn vị tham gia các khóa đào tạo nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng, về đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 chưa đầy đủ do đó ảnh hưởng rất lớn trong việc áp dụng và duy trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị đó. Mặt khác do nhận thức chưa đầy đủ về ý nghĩa và tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống ISO 9001-2000 là trước hết là quyền lợi của đơn vị nên vẫn còn một số đơn vị chưa chủ động, tích cực chỉ trông chờ vào ngân sách của dự án mới duy trì hệ thống.
- Một số cán bộ công chức chưa quen với hệ thống quản lý chất lượng, nhận thức chưa cao, cảm thấy “gò bó” khi thực hiện công việc theo các quy trình, thủ tục, quy định. Đây là quá trình thay đổi tạo “văn hóa” trong công tác quản lý, hình thành phương pháp làm việc mới trong cán bộ nhân viên của cơ quan quản lý nhà nước do vậy cần có thời gian thích nghi và phải thường xuyên đào tạo. Đồng thời cũng phải kể đến dư âm ảnh hưởng tâm lý e ngại, mất lòng tin từ hậu quả tiêu cực của việc áp dụng tin học hóa trong quản lý khi thực hiện đề án 112 trước đây.
- Hệ thống pháp luật thay đổi liên tục, các thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu cũng phải thay đổi gây không ít khó khăn trong quá trình thực hiện.
- Việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 chưa đồng bộ, chưa có sự liên thông, sự phối hợp giữa các cấp các ngành với nhau trong tỉnh do đó cũng làm hạn chế trong công tác cải cách hành chính và nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước.
- Kinh phí cho việc đánh giá lại, chứng nhận lại để duy trì áp dụng hệ thống một cách bền vững chưa được xác định rỏ ràng, cộng với nhận thức chưa cao về hiệu quả và tiện ích của việc áp dụng hệ thống dẫn đến tình trạng thiếu bền vững trong việc duy trì hệ thống ở một số đơn vị.
- Chưa có chế độ động viên, khen thưởng kịp thời những đơn vị, cá nhân làm tốt công tác cải cách hành chính.
- Đầu tư nguồn lực cho việc xây dựng và áp dụng hệ thống còn hạn chế nên việc triển khai thực hiện còn gặp nhiều khó khăn làm ảnh hưởng đến lợi ích và hiệu quả của hệ thống.
- Hiện nay, sự duy trì nhận thức về hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO của cán bộ công nhân viên trong các đơn vị đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đang bị mai một. Do đó để duy trì và cải tiến hệ thống tại đơn vị đạt hiệu quả cần phải thường xuyên thực hiện đào tạo nâng cao nhận thức và đội ngũ đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.
Những bài học kinh nghiệm:
- Để dự án triển khai thuận lợi cần có chủ trương và sự quan tâm chỉ đạo sát sao của UBND tỉnh.
- Cần có quyết tâm và cam kết của lãnh đạo cao nhất thống nhất về ý nghĩa, mục đích và lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000 tại đơn vị và trong công tác cải cách hành chính.
- Cung cấp đầy đủ nguồn lực thực hiện hệ thống quản lý chất lượng.
- Phát huy vai trò của đại diện lãnh đạo về chất lượng theo dõi, giám sát và chịu trách nhiệm chính về hệ thống quản lý chất lượng; duy trì và cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000.
- Động viên kịp thời đối với các cá nhân, tổ chức tích cực tham gia hệ thống quản lý chất lượng. Thành lập nhóm chuyên gia đánh giá viên nội bộ và nhóm chuyên viên nghiên cứu, thấu hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong việc vận hành và cải tiến hệ thống. Ngược lại cần phê phán những đơn vị, cá nhân thiếu tinh thần trách nhiệm trong việc triển khai thực hiện hệ thống làm ảnh hưởng đến tính đồng bộ chung của cả tỉnh.
