Kinh nghiệm bước đầu trong việc triển khai áp dụng HTQLCL tại UBND huyện Mỏ Cày

imageI. Quá trình triển khai và áp dụng ISO:

Theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, được sự hỗ trợ của Sở khoa học và Công nghệ và hướng dẫn của Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3. Huyện đã triển khai và thực hiện theo kế hoạch “Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000” đã được Lãnh đạo UBND huyện phê duyệt, thực hiện ở các ngành như: Văn phòng HĐND-UBND, Phòng Tư Pháp, Thanh Tra, Tài nguyên-Môi trường, Công Thương, Tài chánh-Kế hoạch, Nội Vụ, UBND Thị Trấn.

Trong thời gian từ tháng 01/2008 đến tháng 10/2008, thông qua sự hỗ trợ tư vấn của Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 (Quatest), HTQLCL theo ISO 9001:2000 của UBND huyện và các ngành đi vào thực hiện, đến nay thực hiện xong chương trình đánh giá nội bộ.

Lộ trình thực hiện có thể tóm tắt trong 8 bước sau:

1. Trước khi triển khai: Ủy ban nhân dân huyện đã thành lập Ban chỉ đạo và thực hiện ISO, bao gồm: Lãnh đạo UBND huyện, Trưởng, Phó các đơn vị và các thành viên liên quan trong các đơn vị.

2. Tổ chức khóa tập huấn “Nhận thức và xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000”, nhằm tác động đến nhận thức của toàn thể cán bộ công chức (CBCC) và từng bước làm thay đổi thói quen làm việc cũ, đồng thời giúp CBCC tiếp cận được với phương pháp quản lý tiên tiến và cách thức áp dụng HTQLCL tại UBND huyện và các ngành về những lợi ích mà HTQLCL mang lại.

3. Sau khi được tập huấn, các đơn vị bắt tay vào việc soạn thảo các tài liệu cần thiết trên cơ sở các văn bản qui phạm pháp luật, các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và thực tế tại cơ quan, đơn vị. Các tài liệu bao gồm: chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các qui trình, qui định, … cho các hoạt động liên quan đến HTQLCL tại UBND huyện và các đơn vị liên quan.

4. Phổ biến các qui trình, qui định cho tất cả CBCC có liên quan hiểu để thực hiện đúng theo trình tự thể hiện trong các qui trình, đã được Lãnh đạo UBND huyện phê duyệt sau khi có sự góp ý của các thành viên liên quan.

5. Tổ chức khóa đào tạo “Đánh giá nội bộ HTQLCL theo ISO 9001:2000”, thành viên tham gia khóa tập huấn bao gồm CBCC tham gia trong khóa tập huấn “Nhận thức và xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000” và các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo các qui trình, qui định. Khóa tập huấn này giúp các đánh giá viên nắm được cách thức kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý tại các phòng ban so với các văn bản qui phạm pháp luật, các qui trình, qui định của UBND huyện.

6. Sau khi được đào tạo, các thành viên tham gia khóa tập huấn (được gọi là các đánh giá viên) tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý tại các phòng ban theo phương thức đánh giá chéo (thành viên của đơn vị này đánh giá các hoạt động của đơn vị khác). Thông qua hoạt động đánh giá nội bộ, giúp cho Lãnh đạo UBND huyện phát hiện ra nhiều vấn đề chưa phù hợp (các vấn đề chưa đáp ứng yêu cầu) tại các bộ phận, lĩnh vực liên quan, từ đó phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả, thực hiện các sửa chữa, cải tiến và ngày càng nâng cao chất lượng xử lý công việc.

7. Hoạt động đánh giá nội bộ được lập lại nhiều lần cho đến khi số lượng và mức độ các vấn đề chưa phù hợp nảy sinh không đáng kể, UBND huyện Mỏ Cày đã tổ chức cuộc họp tổng kết, thành phần cuộc họp gồm: Lãnh đạo UBND và lãnh đạo các đơn vị, nhằm đánh giá kết quả thực hiện, quyết định các giải pháp để tiếp tục duy trì và cải tiến HTQLCL. Thông báo kết quả cuộc họp được gửi đến các đơn vị phổ biến cho CBCC trong đơn vị triển khai thực hiện.

8. Trong thời gian tới UBND huyện, BCĐ ISO, Lãnh đạo các đơn vị tiếp tục rà soát đánh giá nôi bộ. Sau đó, UBND huyện mời Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn (Quacert), tiến hành đánh giá HTQLCL của UBND huyện phù hợp với các yêu cầu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

II. Những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện HTQLCL :

1. Thuận lợi:

- Có sự cam kết và quyết tâm của Lãnh đạo UBND huyện và Lãnh đạo các đơn vị (cử 1 Phó Chủ tịch UBND huyện làm đại diện lãnh đạo, trực tiếp chỉ đạo trong quá trình xây dựng quy trình và áp dụng HTQLCL).

- Có sự chỉ đạo toàn diện và thường xuyên theo dõi của Lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo các đơn vị và nỗ lực rất lớn của toàn thể CBCCVC.

- Có sự quan tâm hỗ trợ của Sở Khoa hoc và Công nghệ; sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo và chuyên nghiệp của chuyên gia tư vấn Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lương 3.

2. Khó khăn:

Việc áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2000 gặp một số khó khăn:

a. Việc thay đổi nhận thức của một bộ phận không nhỏ CBCC, từ cơ chế “xin cho” sang cơ chế “phục vụ”, lấy tiêu chí hướng đến sự thỏa mãn của người dân và các tổ chức là thước đo mức độ thực hiện nền hành chính hiện đại.

b. Vẫn còn có sự nghi ngờ của một số CBCC về tính hiệu quả thật sự của HTQLCL, việc ngại thay đổi và ngại tiếp xúc với cái mới. Đặc biệt là việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại UBND huyện và các đơn vị còn mới mẻ đối với đa số CBCC.

c. Cơ sở vật chất chưa thật sự đáp ứng với yêu cầu công việc: một số máy tính quá cũ, việc ứng dụng, sử dụng công nghệ thông tin vào quá trình thực hiện công việc của CBCC chưa đồng đều dẫn đến những hạn chế trong việc cải tiến năng suất, chất lượng công việc.

III. Kết quả đạt được:

1. Trước khi xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000:

- Hệ thống các văn bản qui phạm pháp luật áp dụng trong quá trình giải quyết công việc chưa được kiểm soát tốt.

- Việc công khai các thủ tục, qui trình còn rườm rà, mang tính đánh đố tạo nên sự khó hiểu từ phía người dân, dẫn đến việc người dân phải bổ sung hồ sơ nhiều lần do thành phần hồ sơ công khai không rõ ràng.

- Việc thực hiện báo cáo thống kê số lượng, loại hồ sơ, kết quả xử lý không chính xác, thiếu số liệu gây khó khăn cho hoạt động quản lý, chỉ đạo.

- Công tác lưu trữ còn nhiều bất cập, không đảm bảo các điều kiện quy chuẩn.

2. Khi xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000:

- Xây dựng được một hệ thống quy trình đồng bộ, khoa học, phù hợp với chính sách và mục tiêu chất lượng đã đề ra, loại bỏ cơ bản các thủ tục rườm rà, phức tạp; quy trình và thời gian giải quyết hồ sơ được thực hiện đúng, đủ, theo hướng đơn giản, rút ngắn thời gian đúng qui định pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức và công dân trong giao dịch với chính quyền.

- Cán bộ công chức đã thay đổi rất lớn về cung cách giao tiếp với dân, tạo nên một nền hành chính thân thiện và gần dân hơn.

- Các thủ tục liên quan đến quá trình giải quyết hồ sơ hành chính đều được niêm yết công khai và cập nhật thường xuyên tại nơi tiếp công dân, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, theo đúng cơ chế “một cửa”; việc làm này đã tạo tiền đề khắc phục cơ bản các trường hợp giải quyết hồ sơ trễ hạn; tỉ lệ hồ sơ đạt yêu cầu trên 95%.

- Việc lưu trữ, truy lục tài liệu, hồ sơ đã từng bước được thực hiện theo quy chuẩn.

- Thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước.

- Việc thực hiện thống kê hàng tháng, quý đã cung cấp kịp thời những dữ liệu cần thiết giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định phù hợp đối với những vấn đề có tính hệ thống.

- Quá trình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO đồng thời là quá trình đào tạo, rèn luyện cho đội ngũ cán bộ công chức ngày càng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tính chuyên nghiệp và ý thức trách nhiệm hành chính phục vụ; từ khi thực hiện HTQLCL chưa có ý kiến phản ảnh, than phiền, khiếu nại CBCC trong thi hành công vụ.

NHÂN TỐ DẪN ĐẾN THÀNH CÔNG:

1. Có sự cam kết, quyết tâm của lãnh đạo UBND huyện;

2. Có sự hỗ trợ và hợp tác toàn diện của lãnh đạo các đơn vị trong UBND;

3. Có sự tham gia nhiệt tình của toàn thể CBCC trong UBND;

4. CBCC được đào tạo thích hợp;

5. Nguồn lực được cung cấp kịp thời và phù hợp;

6. Có cơ chế khuyến khích, động viên các nhân tố tích cực;

7. Hệ thống QLCL đầy đủ và phù hợp, các qui trình, qui định đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng và phù hợp với thực tế của UBND huyện.

KẾT LUẬN

Việc triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong công tác quản lý hành chính Nhà nước tại UBND huyện và các đơn vị đã đạt được một số kết quả ban đầu khá tốt; chất lượng, hiệu lực và hiệu quả quản lý Nhà nước của các bộ phận được nâng lên, góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả cải cách hành chính tại địa phương.

Việc duy trì và cải tiến hệ thống sẽ đóng một vai trò quyết định trong giai đoạn tiếp theo và hiệu quả của nó sẽ thực sự phát huy hết tác dụng khi đạt được sự đồng bộ trong cả nội bộ cơ quan UBND huyện cũng như đối với các cơ quan có liên quan.

Với những kết quả đã đạt được và để tiếp tục duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, Lãnh đạo UBND huyện đang tiếp tục chỉ đạo việc kiểm tra, đánh giá nội bộ định kỳ, thường xuyên xem xét kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng của các bộ phận, nhằm khắc phục những vấn đề không phù hợp để công tác quản lý ngày càng chất lượng và hiệu quả hơn.

Võ Văn Út

Phó chủ tịch UBND huyện Mỏ Cày